Șapte sfaturi pentru un sistem de indicatori de performanță (KPI) de succes

Interviu pentru Institute of Finance and Management (IOFM - U.S.A.), cu Mircea Stanciu, co-fondator GIM Vision Power, Decembrie 2014

"Până acum am lucrat intens cu patru sisteme diferite de indicatori de performanță (Key Performance Indicators - KPI)".


Potrivit lui Mircea Stanciu, chiar dacă niciun set de KPI nu este identic, următorii pași trebuie luați în considerare pentru un sistem eficient de măsurare:


1. Definiți factorii critici pentru succes (Critical Success Factors: CSF) 

"Când companiile stabilesc obiective financiare, acestea trebuie să identifice rapid mijloacele pentru a le atinge ", spune Mircea Stanciu". Elementele care permit realizarea obiectivelor sunt uneori numite "factori critici pentru succes" (CSF). "De exemplu, dacă obiectivul unei companii este creșterea fluxului operațional de numerar cu 20 la sută față de anul trecut, un factor critic de succes ar fi reducerea la minimum a investițiilor în capitalul circulant. Mergând mai adânc, acest lucru ar implica minimizarea creanțelor, stocurilor și creșterea datoriilor pe termen scurt.


Indicatorii KPI folosiți în această zonă s-ar putea exprima în zile: număr de zile ciclu vânzări (DSO), număr de zile stoc (DIO) și număr zile datorii furnizori (DPO)", spune Stanciu. 


2. Aliniați KPI cu obiectivele financiare strategice.

"Din punct de vedere financiar, companiile au întotdeauna trei obiective majore: să crească vânzările, să crească profitabilitatea și să crească lichiditățile", spune Stanciu. "Este important să ne asigurăm că indicatorii de performanță (KPI) sunt aliniați la aceste obiective", spune el. "De exemplu, pentru a ne atinge obiectivul de vânzări, am vrea să creștem cota de piață, care poate însemna îmbunătățirea distribuției (numărul de magazine în care produsele noastre sunt listate), creșterea vizibilității produselor în magazine, atragerea de noi clienți, bazându-ne pe loialitatea clienților". Astfel, posibilii indicatori KPI măsurați aici sunt:


           • Distribuție (numerică sau ponderată),
           • Numărul de display-uri pe magazin (un exemplu de măsurare a vizibilității),
           • Prețul mediu de vânzare, etc.


"Referitor la obiectivul de optimizare a lichidităților, am putea fixa KPI asupra creanțelor și stocurilor, sau putem folosi un KPI care monitorizează capitalul de lucru în ansamblu, denumit "capital mediu de lucru". De asemenea am putea monitoriza fluxul de numerar folosind un KPI numit "fluxul de numerar liber (Free Cash Flow)".

 

"Gestionarea perfectă a acestor factori ne-ar putea permite să creștem volumele vândute", spune Stanciu. "Prin urmare, am reduce costul pe unitate absorbind mai multe cheltuieli fixe de producție, crescând astfel profitabilitatea pe unitate. Aceasta ar duce la prețuri mai bune pentru consumator, ceea ce ar crește în cele din urmă volumele, creând un cerc virtuos".

3. Includeți indicatori de satisfacție a clienților.

Satisfacția clientului este o zonă critică care trebuie măsurată ca parte din setul de KPI al fiecărei companii. "Câteva exemple de indicatorii de performanță care trebuie urmăriți pentru măsurarea satisfacției și loialității clienților ar fi: numărul și valoarea comenzilor neonorate, numărul de expedieri tardive și numărul reclamațiilor", spune Stanciu. 

 

4. Păstrați selecția de KPI consecventă, dar agilă.

Pentru a decide care KPI sunt cei mai importanți, este o idee bună să aplicați o strategie de afaceri consecventă, rămânând același timp agili.

 

"Dacă strategia se schimbă, posibil că obiectivele se schimbă, deci este normal să începi să te concentrezi pe alți KPI", spune el. "Este posibil ca lichiditățile să nu fie foarte importante pentru o anumită perioadă de timp, dar loialitatea clienților poate că este. Deci, un controlor financiar ar permite creșterea nivelurilor de stocuri, ceea ce la rândul lor ar permite creșterea disponibilității produselor. Asta ar ajuta la atingerea obiectivului de creștere a loialității clientului și a utilizării produsului dvs." 

 

5. Monitorizați în mod regulat.

Pentru a atinge orice obiectiv, un controlor financiar trebuie să monitorizeze KPI. "KPI pot fi monitorizați lunar ", spune Stanciu. "În funcție de KPI, unii pot fi monitorizați mai des sau mai rar."

 

Factori precum presiunile externe, interne sau crizele pot schimba frecvența monitorizării. "De exemplu, dacă unii KPI sunt scăpați de sub control, este posibil să fie necesar să facem verificări zilnice în loc de verificări lunare, până când problema este rezolvată", spune Stanciu. "Sau poate dorim ca un KPI nou să fie monitorizat mai des la început. De asemenea, unii KPI s-ar putea să fie mai volatili sau mai senzitivi și să necesite verificări mai dese.

6. Obțineți concursul personalului la toate nivelurile a organizației.

"Este necesar ca managerii și angajații din toate departamentele companiei să înțeleagă sistemul KPI și să fie dedicați urmăririi acestora pentru îmbunătățirea rezultatelor. Dacă nu există acordul și angajamentul de a acționa în funcție de ceea ce arată indicatorii, atunci nu se va putea avansa spre obiective", spune Stanciu. 

7. Includeți sisteme de recompensare.

"Companiile implementează de regulă un sistem de recompense legat de atingerea KPI. Acest lucru ajută ca fiecare departament să-și monitorizeze corespunzător indicatorii de performanță și să acționeze pentru atingerea obiectivelor", spune Stanciu.

 

"Este important să reținem ca doar ceea ce se măsoară și se răsplătește se realizează. Țintele pentru indicatorii cheie de performanță nu vor fi atinse dacă oamenii nu vor fi motivați! " 

Nota: Acest articol este adaptat după interviul susținut de către Mircea Stanciu pentru Institute of Finance and Management in Decembrie 2014; la acea vreme, Mircea ocupa funcția de Finance Controller Central and Eastern Europe în compania BIC și răspundea de activitatea financiară a nouă grupuri de țări, respectiv 38 teritorii geografice. Articolul original îl puteți obține scriindu-ne la adresa de e-mail office@visionpower.ro.

  • LinkedIn Social Icon
  • VisionPower Training
  • YouTube Social  Icon

©2020 by VISION POWER

Str Drumul Bisericii 48, Voluntari, ROMANIA