Patru strategii pentru a ține cheltuielile sub control

Interviu pentru Institute of Finance and Management (IOFM - U.S.A.), cu Mircea Stanciu, co-fondator GIM Vision Power, Aprilie 2015

"Cum să mă asigur că societatea cumpără bunurile și serviciile de care într-adevăr are nevoie, în condiții de eficiență și conformitate cu procedurile companiei?" Aceasta este una dintre cele mai mari bătăi de cap pentru un antreprenor sau un controlor financiar.


1. Implementați măsuri de control asupra achizițiilor

Mircea Stanciu consideră că doar persoanele autorizate pot decide în companie care sunt bunurile și serviciile care urmează a fi achiziționate. Nivelul de autorizare a responsabilului pentru achiziții (suma maximă a cheltuielilor aprobate de un anumit angajat) trebuie sa corespundă cu nivelul de experiență și pregătire profesională a acestuia. Iată niște criterii pentru a decide care sunt persoanele potrivite pentru a lua decizii de achiziție:

  • achizitorul trebuie să cunoască produsele și serviciile cumpărate și modul în care acestea se folosesc în companie;

  • ideal, cel ce comandă sau cel care dă aprobarea comenzii  trebuie sa aibă responsabilitatea unui buget;

  • cel care comandă sau aprobă achiziția trebuie sa aibă abilități analitice și să dea dovadă de disciplină și responsabilitate;

  • persoana responsabilă de achiziții trebuie să fie o persoană integră, în special sunt de evitat conflictele de interese, mai ales să nu aibă conexiuni personale cu furnizorii; se pot cere la angajare sau periodic declarații pe propria răspundere referitoare la interesele în alte companii.


2. Implementarea bugetelor pentru achiziții

Este foarte important să avem o țintă de achiziții sub forma unor bugete, cel puțin pentru produsele si serviciile cele mai importante (regula 80/20 poate fi de folos în determinarea listei de produse/servicii importante). Astfel vom avea un instrument folositor pentru a putea compara achizițiile efective cu cele bugetate și pentru a înțelege deviațiile majore.

3. Măsuri minimale de control

Următoarele măsuri sunt de folos:

  • obțineți cel puțin două-trei oferte pentru achizițiile importante (a se decide prin proceduri care este acest nivel);

  • faceți analize cost-beneficiu pentru a vă asigura că nu plătiți mult sau pentru o calitate sau beneficii îndoielnice;

  • comparați periodic prețurile oferite de diferiți furnizori pentru a vă asigura ca aveți ofertele cele mai bune;

  • cereți lămuriri suplimentare atunci când prețurile diferă sau atunci când cantitățile diferă de normal sau de prevederile bugetare;

  • verificați furnizorii pentru a identifica eventualele legături cu proprii angajați.

4. Implementați măsuri de raportare a abaterilor de la politicile de achiziție

Toate abaterile de la proceduri trebuie raportate nivelelor superioare de conducere.

"Este recomandat ca fluxul de aprobare să cuprindă mai mult de două persoane, inclusiv o persoană din departamentul financiar".

Mircea Stanciu recomandă următoarele măsuri adiționale:

  • implementați proceduri clare cu limitele de responsabilitate pentru fiecare achizitor;

  • informați furnizorii care sunt persoanele autorizate din companie; furnizorii nu vor lua in considerare comenzi de achiziție venite din partea altcuiva; luați măsuri dacă aceasta prevedere nu este respectată;

  • aprobați furnizorii în avans; implicați o persoană din departamentul financiar, în speță controlorul financiar sau o persoană cu atribuții specifice de control.

Concluzie

"Implementați proceduri care să conțină toate aceste aspecte menționate și asigurați-vă la fiecare pas că sunteți cei care controlează și nu cei controlați (de exemplu evitați influența excesivă exercitată de recomandările furnizorilor sau ale altor persoane interesate de achiziție)", spune Stanciu. 

"Controlorul financiar trebuie sa fie atent la monitorizarea cheltuielilor și la raportarea deficiențelor sau abaterilor de la procedurile de achiziție. Nu trebuie validate achiziții doar pentru simplul fapt ca a mai validat cineva înainte. De asemenea, până la finalul verificărilor prevăzute în proceduri, un controlor financiar trebuie să păstreze o anumită doză de neîncredere, nu într-o persoană anume ci asupra modului în care s-au făcut verificările prealabile. Bineînțeles, trebuie mult tact mai ales când vine vorba de persoane cu senioritate din companie, însă aceste subiecte trebuie tratate cu maximă prudență", concluzionează Stanciu.

Nota: Acest articol este adaptat după interviul susținut de către Mircea Stanciu pentru Intitute of Finance and Management in Aprilie 2015; la acea vreme, Mircea ocupa funcția de Finance Controller Central and Eastern Europe în compania BIC și răspundea de activitatea financiară a nouă grupuri de țări, respectiv 38 teritorii geografice. Articolul original îl puteți obține scriindu-ne la adresa de e-mail office@visionpower.ro.

  • LinkedIn Social Icon
  • VisionPower Training
  • YouTube Social  Icon

©2020 by VISION POWER

Str Drumul Bisericii 48, Voluntari, ROMANIA